Blog / / 6 min czytania
Wdrożenie asystenta głosowego w biurze sprzedaży. Dwa tygodnie, krok po kroku
Wdrożenie asystenta głosowego w biurze sprzedaży dewelopera trwa dwa tygodnie od startu projektu do pierwszego odebranego telefonu. Prowadzimy je w pięciu krokach. Wy przekazujecie cennik, odpowiedzi o inwestycji i dostęp do kalendarza, my budujemy asystenta i testujemy go na prawdziwych rozmowach. Zaczynamy od jednej inwestycji i telefonów po godzinach.
Kto co robi
Większość pracy jest po naszej stronie. Wasz zespół bierze udział w kilku rozmowach i przekazuje materiały, które zwykle już ma.
| Krok | Co robimy my | Co przygotowujecie Wy | Czas Waszego zespołu |
|---|---|---|---|
| 1. Rozmowa | Pytamy, jak dziś działa linia sprzedaży, pokazujemy demo | Nic poza obecnością dyrektora sprzedaży | 30 minut |
| 2. Analiza | Rozpisujemy drogę telefonu od sygnału do wizyty | Odpowiedzi na pytania o proces sprzedaży | Jedna rozmowa z dyrektorem i handlowcem |
| 3. Start | Podłączamy cennik, kalendarz i CRM | Cennik, odpowiedzi o inwestycji, kalendarze, numer do przełączeń, decyzja o nagrywaniu | Zebranie materiałów przez jedną osobę |
| 4. Wdrożenie | Budujemy asystenta, prowadzimy rozmowy testowe | Kilka osób, które zadzwonią jako klienci, i akceptacja | Rozmowy testowe i odsłuch |
| 5. Opieka | Raport co tydzień, aktualizacje, poprawki | Odpowiedzi na pytania, których asystent nie znał | Przejrzenie raportu |
Krok 1. Rozmowa: 30 minut, bez zobowiązań
Po pierwszej rozmowie wiecie, czy asystent przyda się w Waszym biurze sprzedaży. Trwa 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Pytamy o kilka rzeczy: ile macie inwestycji, kto dziś odbiera telefon, co dzieje się z połączeniem po 17:00 i w weekend, gdzie trafiają leady. Pokazujemy też demo, w którym można samemu zadzwonić i zapytać o mieszkanie.
Nie trzeba niczego przygotowywać. Pomaga jedna liczba: ile połączeń przyszło na linię sprzedaży po godzinach w ostatnim tygodniu. Dlaczego to ważne, opisujemy w tekście o telefonach po godzinach biura sprzedaży.
Krok 2. Analiza: mapujemy Wasz proces sprzedaży
W analizie rozpisujemy, co dzieje się z telefonem od pierwszego sygnału do wizyty w biurze. Na tej podstawie ustawiamy asystenta tak, żeby prowadził rozmowę jak Wasi handlowcy.
Ustalamy razem:
- z jakich źródeł dzwonią klienci: portale, baner na budowie, strona inwestycji,
- w jakich godzinach pracuje biuro i kto odbiera telefony,
- w jakiej formie handlowiec chce dostać lead i do kogo ma trafić,
- kiedy asystent przełącza rozmowę do człowieka,
- o czym asystent nie mówi: rabaty, promocje, negocjacje zostają u Was.
Tu wybieramy też inwestycję na start i tryb pracy. Polecamy jedną inwestycję i odbieranie tylko po godzinach. W godzinach pracy telefon dzwoni u handlowców tak jak dziś, więc nikt nie zmienia nawyków. Pozostałe tryby opisujemy w tekście o tym, co asystent robi na linii sprzedaży.
Z Waszej strony potrzebna jest jedna rozmowa z dyrektorem sprzedaży i z handlowcem, który najczęściej odbiera telefony. Na koniec dostajecie krótki opis przebiegu rozmowy do akceptacji.
Krok 3. Start: cennik, kalendarz, CRM
Start projektu to dzień, w którym mamy od Was materiały i dostępy. Od niego liczymy dwa tygodnie do pierwszego telefonu.
Lista rzeczy do przygotowania:
- Cennik. Ten sam, który codziennie publikujecie na stronie. Asystent czyta aktualną wersję, więc sprzedany lokal znika z jego oferty. Więcej w tekście o jawności cen mieszkań.
- Odpowiedzi o inwestycji. Standard wykończenia, terminy oddania budynków, miejsca postojowe i komórki lokatorskie, harmonogram płatności, adres i godziny otwarcia biura sprzedaży.
- Kalendarze handlowców. W jakich godzinach można umawiać wizyty i ile trwa jedna wizyta.
- CRM albo adres e-mail. Tam trafi lead z podsumowaniem rozmowy.
- Numer do przełączeń. Na ten numer asystent przełączy klienta, gdy biuro jest otwarte.
- Decyzja o nagrywaniu. Czy rozmowy są nagrywane i jak długo przechowujecie nagrania. Do tego umowa powierzenia danych.
Prawie wszystko to już macie: w cenniku, w prospekcie, na stronie inwestycji. Zwykle zbiera to jedna osoba ze sprzedaży albo z marketingu. Najwięcej daje lista pytań, które klienci zadają najczęściej, spisana przez handlowców.
Krok 4. Wdrożenie: 2 tygodnie do pierwszego telefonu
W ciągu dwóch tygodni budujemy asystenta na Waszych materiałach, podłączamy kalendarz i CRM, a potem testujemy go rozmowami przez prawdziwy telefon. Numer zaczyna odbierać dopiero po zaliczonych testach.
Asystent w pierwszym zdaniu mówi, że jest asystentem AI. Tego wymaga art. 50 AI Act, o którym piszemy w tekście o obowiązku informowania o AI.
Testy prowadzimy według stałych zasad. Dzwonią co najmniej trzy różne osoby, bo jeden głos niczego nie sprawdza. Co najmniej dziesięć rozmów idzie przez zwykły telefon. Dzwoniący grają klientów własnymi słowami, z pauzami i wahaniem, bez czytania scenariusza.
Sprawdzamy przede wszystkim trudne przypadki:
- Pytanie o rabat. Asystent niczego nie obiecuje i proponuje spotkanie z doradcą.
- Pytanie bez odpowiedzi. Mówi, że nie ma tej informacji, i zapisuje pytanie dla handlowca.
- Sprzedany lokal. Mówi, że lokal jest sprzedany, i proponuje podobny dostępny.
- Klient wchodzi w słowo. Asystent milknie i odpowiada na nowe pytanie.
- Długa wypowiedź z pauzami. Asystent czeka do końca i nie przerywa.
- Prośba o człowieka po godzinach. Ustala porę, o której oddzwoni doradca.
Kryterium zaliczenia: najwyżej jeden przypadek wejścia w słowo na dziesięć rozmów testowych i zero błędów w cenach oraz statusach lokali. Jeśli wynik jest gorszy, poprawiamy i testujemy jeszcze raz.
Od Waszego zespołu potrzebujemy kilku handlowców, którzy zadzwonią jako klienci. Najlepiej tych, którzy najczęściej rozmawiają z klientami przez telefon. Potem odsłuchujecie wybrane rozmowy i akceptujecie start.
Krok 5. Opieka: aktualizacje cennika, poprawki, raport
Po starcie co tydzień dostajecie raport, a my pilnujemy, żeby asystent mówił to samo, co Wasz zespół.
W raporcie są cztery rzeczy:
- liczba telefonów odebranych przez asystenta,
- ile z nich przyszło po godzinach biura,
- ile wizyt umówił,
- pytania, na które nie znał odpowiedzi.
Ostatnia pozycja to lista zadań. Odpowiadacie na te pytania, a my dopisujemy odpowiedzi, więc z tygodnia na tydzień takich pytań jest mniej. Gdy zmienia się cennik, asystent czyta nową wersję. Promocję, nowy etap albo zmianę godzin biura zgłaszacie nam, a my wprowadzamy ją do asystenta.
Na podstawie rozmów poprawiamy też sformułowania, które klientów myliły. Gdy tryb po godzinach działa stabilnie, możecie dodać kolejną inwestycję albo tryb, w którym asystent odbiera, gdy nikt z zespołu nie podniesie słuchawki.
Lead zebrany wieczorem czeka rano w CRM z podsumowaniem, więc handlowiec oddzwania przygotowany. Dlaczego szybkość tego kontaktu ma znaczenie, piszemy w tekście o czasie reakcji na lead.
Najczęstsze pytania
Ile czasu zajmie to naszym handlowcom?
Niewiele. Dyrektor sprzedaży bierze udział w rozmowie i analizie, jeden handlowiec w analizie, kilku w rozmowach testowych. Po starcie zostaje przejrzenie raportu raz w tygodniu. W godzinach pracy biura nic się nie zmienia.
Co, jeśli nie mamy CRM?
Lead trafia wtedy na wskazany adres e-mail, z tym samym podsumowaniem rozmowy. CRM można podłączyć później.
Co, jeśli asystent nie zaliczy testów?
Nie podłączamy go do numeru. Poprawiamy to, co nie działa, i testujemy ponownie, aż spełni nasze kryteria.
Czy możemy od razu objąć wszystkie inwestycje?
Możecie, ale polecamy zacząć od jednej. Po kilku tygodniach raport pokazuje, o co klienci pytają, i kolejne inwestycje wdrażamy już z tą wiedzą.
Od czego zacząć
Przed pierwszą rozmową sprawdźcie dwie rzeczy: ile połączeń przyszło na linię sprzedaży po 17:00 i w weekend w zeszłym tygodniu i czy odpowiedzi na najczęstsze pytania o inwestycję macie spisane w jednym miejscu. Potem umówcie 30-minutową rozmowę. Jeśli chcecie najpierw usłyszeć asystenta, zadzwońcie do demo z Zosią.